8 soovitust, mis aitavad teil valida personalisüsteemi
Personalisüsteemi valimine on oluline otsus, mis mõjutab organisatsiooni igapäevast toimimist ja strateegilist arengut. Süsteem peab toetama nii praeguseid vajadusi kui ka tulevasi eesmärke. Allpool on toodud kaheksa peamist tegurit, mida tasub enne lõpliku otsuse tegemist hoolikalt kaaluda.
1. Määratlege oma organisatsiooni tegelikud vajadused
Uue personalisüsteemi valimise esimene samm on selgitada välja, mida teie organisatsioon sellelt süsteemilt tegelikult vajab. Oluline on tuvastada vajalikud funktsioonid sellistes valdkondades nagu värbamine, sisseelamine, oskuste arendamine ja palgaarvestuse haldamine.
Valitud süsteem peab sobituma organisatsiooni struktuuri ja kultuuriga, et saavutada soovitud tulemused. Samuti tasub juba varakult uurida kasutajate ootusi, sest erinevatel inimestel võivad olla personalisüsteemi suhtes erinevad vajadused ja eelistused.
2. Pöörake tähelepanu kasutajakogemusele
Hea personalisüsteem peab olema nii funktsionaalne kui ka kasutajasõbralik. Kuna kasutajakogemus mõjutab otseselt igapäevast tööd, peab valitud süsteem olema intuitiivne ja meeldiv kasutada – see aitab vältida töötajate frustratsiooni ja vastumeelsust uue süsteemi suhtes.
3. Hinnake kogukulu
Ainuüksi personalisüsteemi ostuhinnast otsuse tegemiseks ei piisa – oluline on arvestada kogu süsteemi tegelikku maksumust. Lisaks ostuhinnale tuleks kalkuleerida ka juurutamise, muudatuste juhtimise ja koolituste kulud ning pideva toe ja korduvate litsentsitasude maksumus.
Samuti tasub hinnata süsteemi tasuvust (ROI) – näiteks kui palju aitab see parandada protsesside tõhusust või teha paremaid personalivalikuid.
4. Veenduge süsteemi paindlikkuses ja skaleeritavuses
Kui teie organisatsioonil on ambitsioonikad kasvueesmärgid või rahvusvaheline tegevus, on personalisüsteemi paindlikkus ja skaleeritavus eriti olulised. Sellisel juhul peab süsteem suutma kohaneda muutuvate ärivajadustega ning vajadusel toetama keerukaid organisatsioonistruktuure.
Uurige süsteemipakkuja arendusplaane ja investeeringuid. See annab aimu, millised on süsteemi tulevased võimalused ja kui hästi suudab see tehnoloogiliste arengutega sammu pidada.
5. Arvestage liidestuste ja andmehaldusega
Personalisüsteem üksi ei ole tõenäoliselt ainus kasutusel olev süsteem, mistõttu peab see olema teistega hästi ühilduv. Hea personalisüsteem peaks pakkuma mitmekülgseid aruandluse ja analüütika tööriistu ning selle andmed peavad sobituma sinu organisatsioonis kasutatavate BI-lahendustega.
Uuele süsteemile üleminekul tuleb sageli tegeleda andmete korrastamise ja puhastamisega – selleks tasub juba varakult valmistuda.
6. Valige õige süsteemipakkuja
Hea süsteemipakkuja on sinu koostööpartner. Müügi- ja demoperioodil tasub pöörata erilist tähelepanu sellele, millist tuge ja teenuste valikut saad oma tulevaselt partnerilt ning mida neilt on oodata.
Samuti on kasulik küsida soovitusi ja suhelda olemasolevate või endiste klientidega – see aitab hinnata teenuse kvaliteeti ning pakkuja usaldusväärsust.
7. Tagage andmeturvalisus ja vastavus erinevatele regulatsioonidele
Kuna personalisüsteemid töötlevad väga tundlikke andmeid, on andmeturvalisus üheks kõige olulisemaks valikukriteeriumiks. Hea personalisüsteem vastab kehtivatele andmekaitse- ja privaatsusnõuetele, näiteks GDPR-ile, ning pakub tugevaid turvameetmeid. Selge ja rollipõhine kasutusõiguste haldus on hädavajalik, et tagada andmete turvalisus ja vältida volitamata juurdepääsu.
8. Planeerige juurutusprotsessi
Juurutus on etapp, kus süsteemi tegelik toimivus pannakse proovile. Oluline on mõista eeldatavat ajakava ning hinnata võimalikke katkestusi tavapärases töökorralduses. Samuti tasub tähelepanu pöörata koolitusele, mida pakutakse personaliosakonnale ja teistele uue süsteemi kasutajatele – see aitab tagada sujuva ja tõhusa üleminekuprotsessi.
