Bezala – kuidas Nortal muutis oma protsessid ühe rakendusega tõhusamaks

Nortal võttis kasutusele Bezala, et ühtlustada oma finantsjuhtimise protsesse. Rääkisime arendusjuhi Jonna Kähköneniga nende kogemustest Bezala kasutamisel.

Nortal on rahvusvaheline ettevõte, kus töötab 2000 inimest ning mis pakub IT-nõustamis- ja projektiteenuseid 15 riigis ja 26 asukohas Euroopas, Põhja-Ameerikas ning Araabia riikides. Viimase kahekümne aasta jooksul on Nortal ellu viinud üle 100 digimuutuse projekti eri valdkondades, sealhulgas avalikus sektoris, tervishoius ning maailma juhtivates ettevõtetes.

Soomes on Nortal ellu viinud mitmeid olulisi projekte, näiteks maksuhalduse infosüsteemi reformi koostöös Ameerika tarkvaraettevõttega FAST Enterprises. Selle reformi käigus asendati ligikaudu 70 vananenud maksundusega seotud IT-süsteemi ühe valmis tarkvaralahendusega. Lisaks on Nortal loonud haiglatele lahenduse vastuvõtuaegade ja ambulatoorsete visiitide haldamiseks ning välja töötanud tehisintellektil põhineva tööstuslahenduse, mis tuvastab roostevaba terase pinnadefekte.

Nortal võttis Bezala kasutusele 2023. aastal. Rääkisime Nortali finantssüsteemide tiimi arendusjuhi Jonna Kähköneniga vajadusest uue tšeki- ja lähetuskulude süsteemi järgi ning sellest, kuidas rakenduse kasutuselevõtt on viimase aasta jooksul edenenud.

Kähkönen on ettevõttes töötanud alates 1997. aastast, alustades CCC Corporation Oy-s, mis ühines Eesti IT-ettevõttega ning moodustas 2011. aastal Nortali.

Nortal – kiire ülevaade

• Töötajaid: 2000

• Tegutseb 15 riigis

• Kasutab Bezala lahendust 10 riigis

• Pakub IT-nõustamis- ja projektiteenuseid

Kiire valikuprotsess

Veidi enam kui aasta tagasi haldas Nortal oma tšekkide ja lähetuskulude protsesse igas riigis iseseisvalt. Kui ühes tegevusriigis tekkis vajadus paindlikuma lahenduse järele, otsustati hakata otsima võimalust, mida saaks rakendada laiemalt kogu ettevõtteüleste protsesside jaoks.

Hästi planeeritud tarkvaralahendus võiks parimal juhul muuta kogu organisatsiooni protsessid selgemaks ja tõhusamaks. Samas poldud sugugi kindel, et leidub tarkvara, mida saaks kasutada nii paljudes eri riikides.

Turu-uuringu käigus leiti Bezala Google’i otsingu abil ning juba esimesest kohtumisest alates hakati selle kasutuselevõttu kaaluma. Otsuse kasuks rääkisid muu hulgas võimalus integreerida olemasolevad ettevõtte krediitkaardid. Samuti nähti Bezala väiksemat suurust ja sellest tulenevat paindlikkust olulise eelisena.

„Meie jaoks oli positiivne, et ettevõte kasvab ja arendab oma tarkvara pidevalt edasi. Kui edastasime oma vajadused, oli Bezala valmis arendama meie jaoks olulisi funktsioone,“ ütles Kähkönen.

Kähkönen tunnistab ka seda, et ühe ettevõtte kõiki soove ei ole võimalik täita.

„Bezala oli valmis seadma meie kõige olulisemad soovid prioriteediks ning teiste juurde saame tagasi pöörduda siis, kui sarnased vajadused tekivad ka teistel klientidel,“ selgitas ta.

Praegu töötab Bezala meeskonnas 24 inimest, kellest üle poole on seotud erinevate tarkvaraarenduse rollidega. Süsteemi arendatakse pidevalt edasi kasutusmugavuse, finantsprotsesside automatiseerimise ja integratsioonide osas.

Paindlikkus kasutuselevõtus

Nortal rõhutas vajadust arvestada lähetuskulude haldamisel kohalikke tavasid ja regulatsioone. Paljudes riikides määravad maksuhaldurid, millises ulatuses on hüvitised maksuvabad. Bezala rahvusvahelised päevaraha- ja kilomeetrikalkulaatorid automatiseerivad hüvitiste arvestamist märkimisväärselt. Andmed edastatakse raamatupidamisse ja maksu kord nädalas, mis tagab, et hüvitised jõuavad töötajate kontodele nädala jooksul.

Praegu kasutab Nortal Bezalat 15 riigist kümnes ning plaanib süsteemi järk-järgult kasutusele võtta kõigis tegevusriikides.

Kulude hüvitamise kord erineb riigiti ning samuti võib esineda ka muid riigipõhiseid erisusi. Kähkönen hindab seda, et mõnes riigis saab kulud suunata kinnitamiseks projektijuhtidele, teistes aga otsestele juhtidele, ning mõnel juhul võib väiksemad kulud kinnitada ka finantstiim.

„Kui seaded on alguses õigesti paika pandud, suunatakse kulud automaatselt õigele inimesele kinnitamiseks,“ selgitab Kähkönen.

Osa kinnitustega seotud seadistustest tuleneb kohalikest õigusaktidest. Kähkönen peab oluliseks, et Bezala pakub laia funktsionaalsust ja paindlikkust, võimaldades seadistusi kohandada nii, et need toetaksid iga riigi individuaalseid regulatsioone ja protsesse.

Kasutajamugavus ja ligipääsetavus

Bezalat saab kasutada nii veebibrauseris kui ka mobiilirakenduse kaudu. Kähköneni sõnul kasutavad töötajad kulude lisamiseks peamiselt just mobiilirakendust.

„Mobiilirakendus on peamine tööriist. Kui rakenduse avad, juhendab see kasutajat samm-sammult edasi, mistõttu on vigu peaaegu võimatu teha. Eraldi koolitusi pole töötajatele olnud vaja korraldada,“ selgitab ta.

Kähkönen soovitab Bezalat ka teistele IT-ettevõtetele selle kasutajasõbralikkuse tõttu. Tarkvarakuludega seotud tšekkide haldamise kaost aitab Bezala leevendada erinevate raamatupidamis- ja e-posti reeglite kaudu.

Samuti peab ta hinnastamist õiglaseks, igakuine arve esitatakse vaid nende kasutajate eest, kes on eelmisel kuul Bezalat reaalselt kasutanud.

Kui palusime Bezala eelised kokku võtta, tõi Kähkönen esile parema jälgitavuse, kiiremad väljamaksed ja ettevõtte protsesside standardiseerimise. Ta lõpetab positiivse tooniga:

„Minu arvates on hea märk see, et lõppkasutajatelt ei ole seni ühtegi kaebust tulnud.“

See ongi parim tõestus sellest, et süsteemi valik on olnud edukas.